Выбор региона
Ваш город: Ярославль
Написать директору

Как составить график платежей компании


Автор: Татьяна Каримова
генеральный директор ООО «Центральная Дистрибьюторская Компания», преподаватель программы MBA Московской международной высшей школы бизнеса «МИРБИС»

Мнения специалистов об оптимизации процесса распределения платежей по счетам в отсутствие ERP-системы.

Описание ситуации

1. Компания имеет высокую оборачиваемость денежных средств и большое количество платежей – до 20–30 в день.
2. Существует проблема нехватки денежных средств (на счетах меньше средств, чем это необходимо для оплаты выставленных счетов).
3. Перечень счетов к оплате поступает в финансовый отдел (до 100 платежных поручений, из которых 20–30 нужно оплатить «сегодня»), после чего возникает проблема определения приоритета платежей. Оперативные решения необходимо принимать по многим счетам различных подразделений.
4. Комплексная информационная система, которая позволила бы управлять платежами, не внедрена.

Ежедневно для составления графика платежей в компании проводились утренние планерки с участием линейных руководителей, финансового и генерального директоров. Однако такое положение вещей приводило к возникновению ряда проблем:
– пять самых высокооплачиваемых людей компании ежедневно тратили примерно полчаса, чтобы обсудить вопрос платежей;
– поскольку подразделения компании расположены не только в регионах России, но и за рубежом, возникали трудности, связанные с разницей во времени. По правилам компании, согласование платежей проходит с участием всех центров бизнеса, при этом максимальное отставание по времени между удаленными регионами составляет 3–4 часа. Кроме того, банковский день до недавнего времени заканчивался в 13:00, сейчас он продлен до 16:00, однако по валютным платежам действует ограничение до 11:00, при том что выписки по счетам поступают в 9:00. Это означает, что за два часа нужно принять решение по управлению своими валютными средствами;
– в обсуждении принимает участие не только топ-менеджмент компании, но и финансовый контролер холдинга.

Таким образом, необходимо примерно за час определить приоритеты платежей, согласовать их как внутри компании, так и с финансовым контролером и принять решение, из какого банка осуществить платежи.

Вопрос:

Каким образом в отсутствие ERP-системы оптимизировать процесс распределения платежей по счетам?

Мнения специалистов

Елена Белякова.gifЕлена Белякова,
руководитель финансового отдела компании «Инмарко» (Новосибирск)


Компании, столкнувшейся с подобной проблемой, можно предложить следующий вариант ее решения:
– составить бюджет доходов и расходов на год и на текущий месяц. Если при составлении месячного бюджета выявлены кассовые разрывы, заранее предусмотреть источники привлечения овердрафтов;
– ежемесячно определять приоритет
платежей на этапе утверждения бюджета доходов и расходов. Для нас приоритетны выплаты контрагентам, поставляющим ресурсы, необходимые для стабильной работы предприятия и которых можно лишиться в случае просрочки платежа (сырье для производства, ГСМ, электроэнергия). Также к приоритетным статьям расходов можно отнести выплаты по кредитам. Принимая решение по очередности оплаты счетов с одинаковым приоритетом платежа, нужно руководствоваться датой исполнения платежа по договору;
– возложить ответственность на начальника казначейства компании за принятие ежедневных решений по платежам в рамках утвержденного месячного бюджета;
– внедрить процедуру согласования месячного бюджета доходов и расходов с финансовым контролером и порекомендовать ему в течение месяца проводить выборочный контроль платежей. Ежедневный контроль оплат проводит бюджет-менеджер. Он проверяет визы, наличие договора, правильность указания кодов затрат, соответствие месячному бюджету.

Денис Шальнев.gifДенис Шальнев,
руководитель отдела управленческих технологий АКГ «Развитие бизнес-систем» (Москва)


Чтобы оптимизировать процесс распределения платежей в компании, необходимо создать комиссию (в ее состав должны входить руководители подразделений и финансовый директор), которая будет планировать и утверждать объемы поступлений и расходования денежных средств на календарный месяц. Комиссия ежедекадно проводит корректировку платежного календаря. Менеджер по банковским операциям при составлении перечня выплат на день должен руководствоваться планом на месяц и приоритетом платежа. Для того чтобы определить приоритет платежа, необходимо выполнить следующие шаги.

Шаг 1. Статья расходов и ее статус. Приоритет платежа зависит от статьи расходов, к которой он относится, и ее статуса. Как правило, по статусу статьи делятся на три группы:
– защищенные счета, которые должны оплачиваться в первую очередь (например, расчеты с банками и налоговыми органами);
– условно-защищенные счета, которые должны оплачиваться во вторую очередь (например, затраты на покупку сырья и материалов для основного производства);
– незащищенные счета, которые оплачиваются в том случае, если все платежи по первой и второй группам исполнены (например, расходы, связанные с хозяйственными нуждами компании).

Шаг 2. Значимость контрагента для компании. Если компании предстоит оплатить несколько счетов, относящихся к одной и той же группе затрат, а доступных средств для этого не хватает, то следует руководствоваться значимостью контрагента. В первую очередь должны оплачиваться счета, выставленные «стратегическими» контрагентами (например, теми из них, которые представляют интерес для компании в плане долгосрочного сотрудничества).

Шаг 3. Статус договора. С одним контрагентом у компании может быть
заключено несколько договоров. В условиях нехватки средств целесообразно определить приоритеты их исполнения, в соответствии с которыми будут оплачиваться выставленные счета.

Если в компании преобладает проектный подход к ведению бизнеса, можно поменять очередность исполнения второго и третьего шагов и на втором этапе определять статус проекта, а не договора.

Для того чтобы решения о приоритетности платежей принимались оперативно, в компании следует вести базу данных по акцептованным счетам к оплате. Информация о счете должна содержать следующие сведения:
– статья затрат, к которой относится платеж;
– контрагент;
– договор (проект);
– сумма платежа;
– предполагаемая дата платежа;
– указание на необходимость внеочередной оплаты и комментарии ответственного лица о том, что в силу чрезвычайных обстоятельств оплата счета должна быть произведена вне установленной системы критериев.

В компании следует также ввести регламент, устанавливающий ответственных и сроки принятия решений по акцепту поступающих счетов, последовательность действий при обработке данных по принятым счетам, порядок согласования платежей на день.

Александр Зайцев.gifАлександр Зайцев, заместитель директора департамента казначейских операций ОАО «Аэрофлот»



Решить проблему можно путем создания в компании системы краткосрочного финансового планирования. Руководствуясь условиями контрактов с клиентами и партнерами, а также статистикой движения денежных средств за предыдущие периоды, предприятие может с достаточной точностью прогнозировать свои ежедневные финансовые потоки на ближайший месяц. Крупным компаниям целесообразно разделить планирование расходов по центрам ответственности. Для составления ежемесячного платежного календаря финансовая служба получает информацию от снабженцев о планируемой оплате предстоящих закупок, от IT-департамента – о расходах на связь и обслуживание техники и т.д.

Таким образом, специалисты службы имеют возможность составить график платежей. Далее расходная часть платежного календаря сопоставляется с планируемым графиком поступлений денежных средств, и определяются дни, в которые возникает нехватка средств. Кассовые разрывы финансируются за счет использования банковских овердрафтов. В случае если невозможно привлечь внешнее финансирование, часть платежей переносится на другую дату. После этого возникает задача определения первоочередных счетов к оплате. В первую очередь следует рассчитаться с налоговыми и другими государственными органами, выплатить заработную плату сотрудникам и погасить долговые обязательства (по кредитам, векселям и т.п.).

По всем остальным контрагентам необходимо составить график платежей, в соответствии с которым в первую очередь оплачиваются те счета, просрочка оплаты которых ведет к наибольшим штрафным санкциям (например, штрафы за просрочку исполнения финансовых обязательств по договорам, заключенным с контрагентами). Перенося выплаты по тем или иным счетам, важно довести до сведения партнеров график оплаты их услуг в соответствии с платежным календарем компании, поскольку такое решение благотворно повлияет на взаимоотношения.

Подобная последовательность действий расчетного центра (финансовой службы) компании должна быть однозначно определена и утверждена ее руководителем, главным бухгалтером или финансовым контролером холдинга.

Ежедневные планерки с участием линейных руководителей, финансового и генерального директоров, посвященные составлению графика платежей, следует заменить еженедельным совещанием, на котором будет утверждаться платежный календарь компании на ближайшую неделю. Помимо этого потребуется ежемесячное совещание по утверждению кассового плана на предстоящий месяц. В экстренных случаях можно провести селекторное совещание.

Решение компании ООО «Воды Боржоми»

Чтобы решить проблему определения приоритетности платежей, в компании была разработана следующая процедура.

Шаг 1. Формирование реестра платежей

Руководитель соответствующего департамента визирует счет, определяет его приоритет, а также указывает крайний срок исполнения в соответствии с договором (критичную дату платежа). В компании нет строгой политики, на которую должен ориентироваться сотрудник при определении приоритета счета. Однако он принимает во внимание следующие факторы. Во-первых, наличие партнерских отношений с контрагентом. Иногда долгосрочное сотрудничество позволяет просрочить платеж без начисления пеней компании. Во-вторых, определяет статью расходов, к которой относится платеж. Выставленные счета по таким статьям, как налоги, заработная плата, долговые обязательства, погашаются в первую очередь.

Следующими по приоритету будут счета, относящиеся к основному виду деятельности. И в последнюю очередь оплачиваются услуги и приобретенные ресурсы, связанные с обеспечением вспомогательных бизнес-процессов. Например, если на предприятии заканчиваются упаковочные материалы, то становится невозможным осуществление продаж, то есть основной деятельности компании. Если же в офисе закончилось мыло, то компания без потерь может подождать один день, пока не будет оплачена его покупка.

Шаг 2. Проверка счета на соответствие бюджету и формирование списка платежей на день

После того как руководитель подразделения указал на счете приоритет платежа и критичную дату, счет передается финансовому директору для проверки на соответствие бюджету доходов и расходов на месяц.

От финансового директора счет поступает к менеджеру по банковским операциям, который заносит в таблицу, разработанную в компании (см. таблицу), данные по счету, а также сведения об остатках средств на счетах компании до 10:00. Если средств на счетах недостаточно, то менее приоритетные платежи с более поздней критичной датой полностью или частично переносятся на следующие дни. На подобную работу понадобится не более 15 минут.

В 10:15 по электронной почте сформированный реестр платежей на день отправляется руководителям подразделений, генеральному и финансовому директорам, а также финансовому контролеру. Подтверждение либо корректировки должны быть сделаны в течение 15 минут. По умолчанию считается, что согласие получено. Исключением является подтверждение от финансового контролера, получение которого является обязательным. В результате к 10:30 менеджер имеет согласованный план платежей.

Шаг 3. Понедельное планирование

Для планирования движения денежных средств на ближайшие недели неоплаченные счета, платежи по которым могут быть перенесены на пять дней и более, отражаются менеджером по банковским операциям как предстоящие выплаты ближайшего месяца в разбивке по неделям. Это позволяет ликвидировать кассовые разрывы в течение недели.

Достигнутые результаты

Данная процедура успешно применяется в ООО «Воды Боржоми» уже на протяжении пяти лет. Аналогичный подход можно реализовать, используя любые информационные системы, в том числе «1С», в которую для этого нужно дополнительно вводить счета на оплату и данные по банковским остаткам.

Единственное узкое место подобной системы планирования текущих платежей - человеческий фактор. Поскольку менеджер по банковским операциям вручную вносит данные о счетах и составляет график платежей, может быть допущена опечатка или ошибка на этапе ввода информации.

Однако то, что результаты работы менеджера по банковским операциям могут видеть все, кто заинтересован в оплате счетов (например, руководители департаментов), а также возможность своевременно внести изменения и сообщить об этом позволяют предотвратить появление практически любых ошибок.

Экономия от внедрения такой системы в компании составляет, по оценкам автора бизнес-кейса, примерно 25 тыс. долл. США в год благодаря тому, что топ-менеджеры тратят значительно меньше времени на решение повседневных вопросов осуществления платежей.

Остатки средств на расчетных счетах компании на начало

ДНЯ

04/09/06

05/09/06

06/09/06

07/09/06

08/09/06

Итого неоплаченные счета на конец недели

Распределение неоплаченных счетов по неделям

Пн.

Вт.

Ср.

Чт.

Пт.

Банк 1:

70 000

385 000

375 000

250 000

345 000

Банк 2:

450 000

10 000

50 000

290 000

0

Итого остатки (входящие)

520 000

395 000

425 000

540 000

345 000

Дата счета

Критичная дата платежа

Приоритет

№ счета

Компания

Сумма

Группа расходов

Неделя 1

Неделя 2

31/5/06

6/9/06

1

12-и

А

570 000

Логистика

200 000

370 000

8/6/06

11/9/06

2

1672

В

600 000

Логистика

300 000

300 000

150 000

150 000

5/6/06

1/9/06

1

13

С

450 000

Логистика

450 000

5/6/06

20/9/06

4

15

D

45 478

Логистика

45 478

45 478

8/8/06

8/9/06

1

475-М

Е

181 690

Реклама

181 690

17/8/06

1 5/9/06

3

345

F

45 087

Реклама

45 087

45 087

19/8/06

6/9/06

1

6790-п

1

59 000

Налоги

59 000

23/8/06

5/9/06

1

6780-п

2

68 957

Налоги

68 957

30/8/06

8/9/06

1

Зарплата

570 000

Персонал

130,000

50 000

350 000

40 000

Итого

2 590 212

518 957

389 000

420 000

531 690

340 000

390 565

195 087

195 478

Итого остаток на конец дня

1 043

6 000

5 000

8 310

5 000


Версии БИТ.ФИНАНС

Подберите версию БИТ.ФИНАНС по бизнес процессам которые нужно автоматизировать

БИТ.ФИНАНС/Стандарт

  • Платежный календарь.
  • Расчет остатков по счетам.
  • Согласование заявок на оплату.
  • История согласования заявок.
  • План-фактный анализ БДДС.
Цена 50 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв

БИТ.ФИНАНС/ПРОФ

  • Автоматизация бюджетирования на базе 1С.
  • Формирование БДДС, БДР, ББЛ, операционных бюджетов.
  • Создание реальных прогнозов финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Расчеты по произвольным пользовательским алгоритмам.
  • Контроль исполнения бюджетов.
  • Анализ для внесения корректирующих действий и быстрого принятия управленческих решений.
  • Мобильное приложение.
Цена 150 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв

БИТ.ФИНАНС/Управленческий учет

  • Управленческий баланс
  • Бюджетирование
  • Контроль и согласование платежей
  • Отчетность для собственника/инвестора (МСФО)
  • Контроль договорной деятельности компании
  • Панель KPI.
  • Мобильное приложение.
Цена 350 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв

БИТ.ФИНАНС/Холдинг

  • Бюджетирование по центрам финансовой ответственности.
  • Централизованное управление платежами.
  • Централизованное управление закупками (МТО).
  • Контроль договорной деятельности компании.
  • Управление нормативно справочной информацией (НСИ).
  • Внутригрупповые обороты и консолидированная отчетность.
  • Управление корпоративными налогами.
  • МФСО и управленческая отчетность.
  • Мобильное приложение.
Цена 500 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв

БИТ.ФИНАНС для 1С:Управление торговлей 8

  • Решение «БИТ.ФИНАНС для 1С:Управление торговлей 8» предназначено для автоматизации управленческого учета торговых компаний, и позволяет в комплексе решать задачи оперативного и финансового учета, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.
Цена 350 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв

БИТ.ФИНАНС/МСФО

  • Автоматизация учета и формирования отчетности согласно международным стандартам финансовой отчетности на базе 1С.
  • БИТ.ФИНАНС.МСФО интегрируется во все популярные решения 1С и позволяет на 70% сократить время на подготовку отчетности по МСФО.
Цена 185 000 руб.
Бесплатная консультация и тест-драйв
Заказать тест-драйв